Controle schoonmaakkwaliteit

Meten is weten

Effektief Groep maakt gebruik van het VSR (Vereniging Schoonmaak Research) KMS (Kwaliteit Meet Systeem).

VSR-KMS

Omdat ‘vuil’ en ‘schoon’ subjectieve begrippen zijn, waaraan in verschillende situaties verschillende betekenissen worden toegekend, is er behoefte aan een algemeen aanvaardbaar kwaliteit meetsysteem, waarbij de subjectieve beoordeling van kwaliteit wordt vervangen door een objectieve meting op basis van uniforme uitgangspunten. Om hieraan tegemoet te komen heeft VSR, in samenwerking met TNO, een kwaliteit meetsysteem voor schoonmaakdienstverlening ontwikkeld, dat voor zowel schoonmaakbedrijven als opdrachtgevers werkbaar is. Het VSR-kwaliteit meetsysteem, VSR-KMS, is een systeem dat de kwaliteit van het schoonmaakwerk volgens objectieve schoonmaaktechnische criteria vaststelt. Dit, intussen ook volledig geautomatiseerde systeem, speelt een belangrijke rol in het contact tussen u als opdrachtgever en Effektief Groep omdat het hiermee mogelijk is van tevoren een minimum aanvaardbaar niveau vast te leggen en een objectief onderscheid te maken tussen goed en slecht schoonmaakonderhoud. Bovendien kan het VSR-kwaliteit meetsysteem signalen geven naar enerzijds het directe toezicht op de schoonmakers (bewaken van de uitvoering en eventueel herinstructie van de medewerker en anderzijds naar het overleg tussen opdrachtgever en schoonmaakdienst over het gekozen programma van eisen (bijsturen van het schoonmaakprogramma) en over mogelijk te nemen preventieve maatregelen (bijvoorbeeld schoonloopmatten). KMS is een nuttig managementinstrument, dat na een aantal jaren ontwikkelen, testen en bijsturen is uitgegroeid tot een niet meer weg te denken systeem binnen de Nederlandse schoonmaakdienstverlening.

De metingen inzake het VSR-kwaliteitmeetsysteem kunnen worden verricht door een gekwalificeerd medewerker (VSR-inspecteur of -controleur) van Effektief Groep, door een kwaliteitsinspecteur of -controleur van u als opdrachtgever, maar ook door een VSR-inspecteur of -controleur van de eigen dienst. Tijdens een ronde door het object wordt met behulp van wetenschappelijk verantwoorde steekproeven gecontroleerd. Opdrachtgever en opdrachtnemer zijn meestal een ‘Acceptable Quality Level’-norm (AQL) overeengekomen. Het VSR-kwaliteits meetsysteem kent dan ook een geringe tolerantie voor het toegestane aantal fouten. De kwaliteitsbeoordeling wordt periodiek herhaald. Meestal vier maal per jaar, maar vaak ook zes maal per jaar en soms vaker. In sommige gevallen geven de resultaten van de inspectie aanleiding tot een extra ‘tussen controle’.

Elke fout heeft een oorzaak en elke fout heeft een gevolg. Een analyse van de resultaten is dan ook minstens zo belangrijk als de inspectie zelf. Welke fouten zijn gemaakt en hoe zijn deze fouten ontstaan? Een grondige analyse van de foutscore brengt het antwoord op dergelijke vragen boven tafel en vormt zo een handvat voor het nemen van actie. De resultaten worden door de projectmanager besproken met de schoonmaakmedewerkers en zo nodig worden verbeteracties uitgevoerd. De kwaliteitsbeoordeling heeft uitsluitend een corrigerende functie: geen doel maar een middel om het niveau van het schoonmaakwerk optimaal in overeenstemming te brengen met uw verwachtingen. U krijgt binnen vijf dagen digitaal inzage in de resultaten en eventuele verbeteracties. Om continuïteit van de kwaliteit te borgen voeren wij tevens per object VSR-DKS  controles uit. De controles worden door de projectmanager of objectleider, afhankelijk van de grootte van de locatie, uitgevoerd. Ook deze resultaten worden digitaal beschikbaar gesteld aan u.

Totaalplaatje

Onze controles gaan verder dan het controleren van de technische schoonmaakkwaliteit. Zo controleren wij ook de inhoud en volledigheid van de logboeken, het nakomen van de planning van periodieke werkzaamheden, de netheid van werkkasten, de representativiteit van medewerkers, de voorraden, het gescheiden afvoeren van afval en het bijvullen van de sanitaire middelen. Zowel de KMS als de DKS controles worden niet aangekondigd en vinden op willekeurige tijdstippen plaats. Deze controles zijn aanvullend op de controlerende rol die de voorman/ vrouw heeft en waarvoor dagelijks tijd beschikbaar is. De projectmanager is verantwoordelijk voor de kwaliteit. Voor zowel de KMS als de DKS controle geldt dat, indien de resultaten onvoldoende zijn, verbeterstappen doorlopen worden.